Grant manažment

Informačný systém Grant manažment je portál na elektronické podávanie žiadostí o dotácie na podporu projektov v rámci činností zameraných na dosahovanie cieľov organizácii v pôsobnosti štátu na celoštátnej, regionálnej alebo miestnej úrovni s dôrazom na zabezpečenie jednotného spôsobu zverejňovania, evidencie, vyhodnocovania a spracovávania žiadostí o granty. Samotná aplikácia podporuje kompletnú elektronizáciu životného cyklu žiadosti od jej podania, cez kontroly, transparentné hodnotenie a vybavenie, až po čerpanie schválenej dotácie. Zároveň poskytuje ucelený prehľad a históriu celej komunikácie so žiadateľom na jednom mieste. Jeho hlavným cieľom je zjednodušiť vybavenie agendy žiadateľov s využitím elektronickej formy komunikácie medzi poskytovateľom dotácií a žiadateľmi o dotácie.

esmo-bratislava-grant-manazment-2
esmo-bratislava-grant-manazment-1

Grant manažment

  • Poskytuje komplexný prehľad všetkých žiadostí, vrátane informácii ako:
    • Aká žiadosť bola zaevidovaná
    • Kto žiadosť vytvoril a komu bola postúpená na riešenia
    • Termíny a časové odozvy práce s podaniami/ žiadosťami
    • Sledovanie histórie a zmien podania/ žiadosti
    • Vyhľadávanie na základe kľúčových parametrov
    • Kategorizácia/ filtrácia podaní/ žiadostí
  • Webová aplikácia prístupná z akéhokoľvek miesta a zariadenia
    • Responzívny dizajn
  • Centralizácia podaní a žiadostí na jednom spoločnom mieste
  • Elektronizácia – náhrada papierovej formy, zabezpečenie elektronizácie celého životného cyklu- prijímania, hodnotenia, spracovania žiadostí až po uzavretie dotačnej zmluvy
  • Notifikácie – zasielanie automatickej notifikácie pri vybratých zmenách podania/ žiadosti
  • Automatizovaná tvorba dokumentov
  • Využívanie šablón dokumentov, do ktorých sa dynamicky doťahujú vybraté informácie špecifické pre daný dokument
  • Prispieva k transparentnému vybavovaniu žiadostí o dotácie a audituje všetky zmeny stavov žiadosti v procese jej vybavenia

Základné časti systému

Systém pracuje s dvoma portálmi, front office a back office. Každý z portálov má svoje špecifické charakteristiky:

  • Front office – portálová časť pre žiadateľov o dotácie, ktorá poskytuje najmä funkcionalitu pre:
    • Vytvorenie novej žiadosti
    • Žiadateľ má možnosť vybrať si, na ktorú výzvu sa chce prihlásiť. Po vytvorení novej žiadosti sa žiadosť uloží medzi Moje žiadosti.
    • Moje žiadosti
    • Obsahuje všetky žiadosti, ktoré boli vytvorené žiadateľom. Žiadosť môže jednoducho editovať a po vyplnení formulára, priložení potrebných príloh ju elektronicky odošle. Neskôr má možnosť sledovať jej stav a dopĺňať ju na základe výzvy od poskytovateľa dotácie.
  • Back office- portálová časť pre interné spracovanie žiadosti o dotáciu, ktorá umožňuje:
    • prácu spracovateľov na strane poskytovateľa dotácie. Úlohy sú rozdelené do viacerých oblastí a medzi rôzne role. Vo všeobecnosti ich je možné rozdeliť na tieto časti:
    • Párovanie žiadostí podaných elektronicky cez portál Grant so žiadosťami doručenými oficiálnym kanálom (papierová pošta, doručená pošta prostredníctvom ÚPVS)
    • Umožňuje elektronickú komunikáciu k danej žiadosti medzi poskytovateľom dotácie a jej žiadateľom
    • Formálna kontrola správnosti údajov v žiadostiach
    • Hodnotenie žiadostí – pridávanie číselného a aj slovného hodnotenia danej žiadosti. Na základe získanej výšky skóre (z hodnotenia) rozhoduje rada poskytovateľa o pridelení, resp. nepridelení dotácie.
    • Rada poskytovateľa dotácii – rozhodnutie rady poskytovateľa o tom, komu pridelí dotácie.
    • Doloženie dokladov k dotačnej zmluve – poskytovateľ vyzýva úspešných žiadateľov na doloženie dokladov k vytvoreniu zmluvy
    • Kontrola dokladov k vytvoreniu zmluvy
    • Vytvorenie zmluvy medzi žiadateľom a poskytovateľom dotácie
    • Čerpanie dotácií – import a kontrola dokladov k čerpaniu, na základe ktorých je vyplácaná dotácia na účet žiadateľa
  • DMS
    • Slúži na uloženie elektronických (sken) dokumentov nahratých so IS Grant žiadateľom/ poskytovateľom, zobrazenie obsahu úložiska a verzionovanie dokumentov
  • Správa používateľov, rolí
    • Umožňuje vytváranie a editovanie používateľov, ktorí vstupujú do procesu spracovania žiadostí o dotácie. Táto funkcionalita je prístupná pre administrátora celého systému.
  • Správa činností
    • Konzola, ktorá je prístupná pre administrátora a aplikačného správcu aplikácie. Slúži na definovanie a editovanie výziev, ktoré predkladá poskytovateľ dotácii. Každá činnosť obsahuje balíky formulárov, ktoré sú potrebné v procese žiadosti o dotácie a taktiež základné údaje o danej výzve.
  • Administrátorská konzola
    • Zahŕňa vytváranie a editovanie používateľov (žiadatelia, role na strane poskytovateľa dotácii)
    • Poskytuje nástroje na vytváranie a editovanie šablón pre e-maily (mailové notifikácie zasielané systémom)
    • Umožňuje zmeny a obnovy hesiel používateľských účtov.