Enterprise agendová platforma

ENTERPRISE agendová platforma

ENTERPRISE agendová platforma (EAP) predstavuje nástroj na elektronickú správu dokumentov, ktorý natívne zabezpečuje tvorbu, ukladanie, pripomienkovanie, verzionovanie, zverejňovanie, zálohovanie elektronických dokumentov (napr. MS word, excel, .pdf a iné) a ich metadát (napr. dátum vytvorenia, dátum poslednej zmeny, parafu schválenia, zoznam účastníkov pripomienkovania a pod) na jednom mieste (centralizácia, jednotné úložisko). Naše riešenie predstavuje komplexný dokument manažment systém využívajúci procesné spracovanie (vybavovanie) agendy zákazníka elektronickým a transparentným spôsobom, rešpektujúc legislatívu SR. Využíva a ďalej rozširuje možnosti u Vás existujúceho riešenia elektronickej registratúry, prípadne iných agendových systémov. V prípade záujmu je možné tieto komponenty vzájomne prepojiť s cieľom synergického efektu uvedenej platformy. Systém je možné nasadiť ako on- premise riešenie, alebo do vládneho, či komerčných cloudov.

Prínosy ENTERPRISE Agendovej Platformy v oblasti dokumentov

• Jednotná štruktúra elektronických dokumentov
• Jednotné šablóny dokumentov (firemná identita)
• Elektronické podpisovanie dokumentov prostredníctvom paráf (auditovateľnosť všetkých aktivít)
• Tímová spolupráca na tvorbe dokumentov a ich zdieľanie v tímoch
• Verzionovanie dokumentov
• Súčasné úpravy dokumentu tak, aby zmeny jednej osoby neprepísali iné
• Konfigurácia oprávnení prístupov na dokumenty (na čítanie, na editáciu, oboje)
• Možnosť diskusie pri tvorbe dokumentov
• Možnosť kategorizácie a triedenie dokumentov
• Vyhľadávanie dokumentov v rámci jednotného úložiska

Procesy

Produkt EAP je silným a univerzálnym nástrojom na podporu unifikácie a zjednotenie administratívnych procesov „cross“ celú organizáciu. Umožňuje používať preddefinované šablóny procesov, alebo vytvorenie novej šablóny na celý životný proces dokumentu, od zadania úlohy, cez jeho vytvorenie, naštartovanie aktivít procesu ako napríklad pripomienkovanie dokumentu, schvaľovanie a podpisovanie, až po vytvorenie finálnej podoby dokumentu (faktúra, objednávka a pod), ktorá opúšťa organizáciu prostredníctvom zákonom predpísanej formy prepojením na iné agendové IS.

Prínosy riešenia ENTERPRISE Agendovej Platformy v oblasti procesov

• Unifikácia procesov (realizácia rovnakých/ podobných procesov v organizácii unifikovaným spôsobom)
• Manažment procesov v rukách zákazníka (možnosti úprav ah hoc v grafickom editore)
• Optimalizácia a vyhodnocovanie efektívnosti zavedených procesov
• Procesy sa vyskladajú z existujúcich aktivít vytvorených v systéme
• Možnosť vytvoriť šablóny procesov a vytvárať z nich klony procesov pre spracovanie ďalších typov dokumentov
• Podpora kontroly pracovného toku jednotlivých procesov
• Elektronické interné podpisovanie/ schvaľovacie procesy
• Auditovateľnosť všetkých aktivít (kontroly úrovne prístupu k dokumentom a analýza akcií nad dokumentami, používateľmi a systémom)
• Bezpečnosť na úrovni platformy (certifikovaná platforma v zmysle ISVS a požiadaviek MIRRI SR) aj na úrovni aplikácie (prístupové práva, organizačná štruktúra, auditné logovanie vykonaných operácii nad dokumentami)
• Pokročilé nástroje na extrakciu a analýzu existujúcich dát organizácie

Výhody riešenia

• EAP je navrhnuté tak, aby poskytovala zákazníkovi široké možnosti konfigurácii, bez potreby zásahov dodávateľa
• Univerzálnosť nástroja (možnosť tvorby akéhokoľvek dokumentu procesmi, ktoré je možné prispôsobiť typu dokumentu)
• Jednoduchá modifikácia procesov z preddefinovaných aktivít v systéme (každý používateľ môže vyskladať procesy v grafickom editore)
• Budovanie green office (bez papierovaných úradov)
• Optimalizácia a unifikácia workflow administratívnych procesov organizácie
• Vytváranie tokov dokumentov (workflow)
• Elektronické schvaľovanie bez nutnosti tlače a „ručného“ podpisovania dokumentov
• Bezpečnosť riešenia (používateľ vidí len dokumenty, na ktoré má oprávnenie)
• Dostupnosť k elektronickým dokumentom uloženým v DMS odkiaľkoľvek a kedykoľvek
• Manažment prístupov osôb k údajom
• Riešenie ponúka možnosť diskusie v rámci tímu k spracovaniu dokumentu a jej uloženie v histórii spracovania (celá problematika na jednom mieste, bez nutnosti opustenia systému)
• Riešenie poskytuje možnosť organizáciu vytvorených dokumentov do stromu priečinkov (ako vo win)
• Riešenie poskytuje vytvorenie pracovných tímov a zdieľanie dokumentov v nich
• Možnosti integrácie EAP s ďalšími IS zákazníka, ISVS a verejnými registrami
• Jednoduchá a rýchla kastomizácia pre potreby zákazníka