Systém automatizovanej správy registratúry ActiveRegistratúra spĺňa všetky požiadavky súvisiace s dodržiavaním platných právnych predpisov v oblasti správy registratúry Slovenskej republiky.

Komplexne rieši procesy definované v platných legislatívnych normách, zabezpečuje spravovanie a riadenie dokumentov počas celého ich životného cyklu vrátane archivovania.

Riešenie automatizovanej správy registratúry je v súlade s nasledovnou legislatívou:

  • Zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov.
  • Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 525/2011 Z. z. o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry.
  • Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 410/2015 Z .z. o podrobnostiach výkonu správy registratúry orgánov verejnej moci a o tvorbe spisu.
  • Zákon č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente)

Zámer riešenia

Základným zámerom využívania automatizovaného systému na správu registratúry je potreba vybudovať informačný systém, ktorý proces správy registratúry zefektívni, zníži chybovosť pri spracovávaní registratúrnych záznamov, v plnom rozsahu umožní elektronické úradovanie a zjednoduší ďalšiu manipuláciu a vyťažovanie získaných metadát

Základná filozofia riešenia

Automatizovaný systém na správu registratúry:

  • umožňuje vykonávať správu registratúry v súlade s platnou legislatívou
  • zavádza centralizáciu správy registratúry
  • znižuje administratívnu náročnosť správy registratúry odbúraním manuálneho spôsobu vedenia registratúry
  • zabezpečuje presné vykonávanie činností predpísaných zákonom s dôrazom na dodržiavanie termínov ich plnenia
  • poskytuje komplexný prehľad o procesoch vybavovania dokumentov, sledovanie stavu vybavenia a schvaľovacích procesoch
  • umožňuje rýchle a sofistikované vyhľadávanie v evidovaných záznamoch a dokumentoch
  • zabezpečuje jednotnú formálnu úpravu registratúrnych záznamov pochádzajúcich z činnosti organizácie (využívanie šablón, číselníkov a pod.)
  • využívaním metadát znižuje chybovosť pri vypĺňaní formulárov
  • poskytuje plnohodnotnú integráciu na Ústredný portál verejnej správy
  • umožňuje integráciu na Slovenskú poštu s možnosťou používania elektronického podacieho hárku (EPH)
  • poskytuje možnosť využitia skenovacieho modulu – ukladanie dokumentov k registratúrnym záznamom
  • zabezpečuje efektívne využitie výpočtovej techniky na skvalitnenie a sprehľadnenie správy registratúry
  • ponúka možnosť dlhodobého uchovávania registratúrnych záznamov
  • umožňuje odbúravanie papierovej formy úradovania a prechod na úplné elektronické úradovanie v súlade so zákonom o e-Governmente

Základný bezpečnostný rámec

  • Systém umožňuje definovať prístupové práva k jednotlivým objektom (záznamom a spisom) pre určené skupiny užívateľov systému, ako aj pre jednotlivých užívateľov systému v závislosti od ich zaradenia na pracovnú pozíciu.
  • Systém umožňuje nastavenie bezpečnostných kategórií jednotlivým registratúrnym značkám, čím tiež zabezpečuje špecifický režim pristupovania k záznamom v spisoch pod danou značkou, aj keď ide o spis v bežnej agende (bez špeciálneho obmedzenia z bezpečnostného hľadiska).

  • Systém umožňuje použitie kvalifikovaného elektronického podpisu vo forme kvalifikovanej elektronickej pečate alebo mandátneho certifikátu podľa typu autorizovaného dokumentu.

Ďalšie výhody systému automatizovanej správy registratúry ActiveRegistratúra

  • ActiveRegistatúra ako produkt je plne konfigurovateľný samotným klientom (pôvodcom registratúry), prípadne za pomoci konzultanta.
  • Všetky nastavenia, číselníky, šablóny, dokumenty, príp. iné nastavenia sú konfigurovateľné cez grafické prostredie a nie je potrebné realizovať a nasadzovať špecifickú verziu registratúry.
  • Príjemné používateľské prostredie, responzibilita, intuitívne ovládanie.
  • Vývoj je realizovaný produktovo a nové funkčnosti sú dostupné novou verziou systému automaticky.
  • Produkt je prepojený a plne integrovaný s inými systémami obojsmerne, čím sa deklaruje jeho integrovateľnosť a flexibilita.
  • Webová aplikácia umožňujúca pristupovanie z akéhokoľvek počítača.
  • Systém ActiveRegistratúra môže byť dodávaný ako služba, ktorá je dostupná cez webové rozhranie a prevádzkovaná v tzv. cloude, alebo môže byť implementovaná v prostredí klienta na HW a SW spoločnosti.

Prevádzka systému ActiveRegistratúra v cloude:

  • Implementácia a prvotné nastavenie systému už do niekoľkých týždňov.
  • Aktualizácie systému v súlade s platnou legislatívou.
  • Údržba prostredia a používateľských prístupov.
  • Úvodné zaškolenie používateľov pred spustením systému do prevádzky.