Das System der automatisierten Registraturverwaltung ActiveRegistratúra erfüllt sämtliche Anforderungen im Zusammenhang mit der Einhaltung der gültigen Rechtsvorschriften zur Registraturverwaltung der Slowakischen Republik.

Dieses behandelt umfassend die in den gültigen legislativen Normen definierten Prozess und sorgt für die Verwaltung und Lenkung von Dokumenten während ihres gesamten Lebenszyklus einschl. Archivierung (Dokumentenlenkung).

Die Lösung der automatisierten Registratur Verwaltung geht mit der folgenden Legislative konform:

  • Gesetz Nr. 395/2002 (GBl.) über Archive und Registraturen und die Ergänzung einiger Gesetze im Wortlaut der einschlägigen Folgevorschriften
  • Verordnung des Innenministeriums der Slowakischen Republik Nr. 628/2002 (GBl.) zur Umsetzung einiger Bestimmungen des Gesetzes über Archive und Registraturen und über die Ergänzung einiger Gesetze im Wortlaut einschlägiger Folgevorschriften
  • Erlass des Innenministeriums der Slowakischen Republik Nr. 525/2011 (GBl.) über die Standards elektronischer IS zur Registraturverwaltung im Wortlaut der einschlägigen Folgevorschriften
  • Verordnung des Innenministeriums der Slowakischen Republik Nr. 410/2015 (GBl.) über die Einzelheiten bei der Registraturverwaltung von Exekutivbehörden und der Aktenerstellung
  • Gesetz Nr. 305/2013 (GBl.) über die elektronische Ausübungsform von Kompetenzen der Exekutivbehörden und zur Änderung und Ergänzung einiger Gesetze (E-Government-Gesetz)

Ziel

Die grundlegende Intention der Nutzung eines automatisieren Systems zur Registraturverwaltung ist die Schaffung eines IS, welches den Prozess der Registraturverwaltung effektiver gestaltet, die Fehlerrate bei der Verarbeitung der Registratureinträge senkt, sowie vollumfänglich die elektronische Verarbeitung ermöglicht und die weitere Handhabung und Suche („Mining“) gewonnener Metadaten vereinfacht.

Grundlegende Philosophie der Lösung

Das automatisierte System zur Registraturverwaltung:

  • ermöglicht eine Registraturverwaltung nach den geltenden Gesetzen
  • führt eine Zentralisierung der Registraturverwaltung ein
  • reduziert den Verwaltungsaufwand der Registraturverwaltung durch Automatisierung
  • sorgt für die genaue Ausführung gesetzlich vorgeschriebener Tätigkeiten mit Fokus auf die Einhaltung der Erfüllungstermine
  • bietet eine umfassende Übersicht über die Prozesse der Dokumentenerledigung, der Statusverfolgung, der Erledigung und der Freigabeprozesse
  • ermöglicht eine schnelle und intuitive Suche in den Aufzeichnungen und Dokumenten
  • sorgt für eine standardisierte formale Definition der Registraturaufzeichnungen (Nutzung von Schablonen, Nummernlisten u.ä.)
  • reduziert die Fehlerrate beim Ausfüllen von Formularen durch Nutzung von Metadaten
  • bietet eine vollwertige Integration im Zentralportal des öffentlichen Dienstes
  • ermöglicht eine Integration in die Slowakische Post mit Nutzungsmöglichkeit eines elektronischen Aufgabescheins (slow.: EPH)
  • bietet die Nutzungsmöglichkeit des Scanning-Moduls — Speicherung (Ablage) von Dokumenten zu den Registraturaufzeichnungen.
  • sorgt für eine effektive IT-Nutzung zur Qualitätssteigerung und Steigerung der Übersichtlichkeit der Registraturverwaltung
  • bietet die Möglichkeit einer Langzeitspeicherung von Registratureinträgen
  • ermöglicht die Reduktion papiergestützter Verwaltungsformen und den Übergang zu vollelektronischer Verwaltung — konform mit dem e-Government-Gesetz

Grundlegender Sicherheitsrahmen

  • Das System ermöglicht das Definieren von Zugangsrechten zu einzelnen Objekten (Einträgen und Akten) für bestimmte Nutzergruppen, wie auch für einzelne Nutzer des Systems in Abhängigkeit von ihrer Rolle.
  • Das System ermöglicht die Festsetzung von Sicherheitskriterien zu den einzelnen Registraturzeichen, wodurch auch ein ganz spezifischer Zugangsmodus zu den Akteneinträgen unter dem jeweiligen Zeichen ermöglicht wird, auch wenn es sich um eine Akte in der üblichen Agenda handelt (ohne besondere sicherheitstechnische Einschränkung).
  • Das System ermöglicht die Nutzung einer qualifizierten elektronischen Signatur in Form eines qualifizierten Siegels oder eines vom autorisierten Dokumententyp abhängigen Mandatszertifikats.

Weitere Vorteile des Systems der automatisierten Registraturverwaltung ActiveRegistratúra

  • ActiveRegistatúra ist als Produkt voll-konfigurierbar durch den Kunden, bzw. unter Zuhilfenahme eines Beraters.
  • Sämtliche Einstellungen, Code-Listen, Dokumente sind über eine Graphik-Schnittstelle konfigurierbar und bedürfen keiner spezifischen Registraturversion.
  • Benutzerfreundliche Oberfläche, Responsivität und intuitive Bedienung.
  • Die Entwicklung erfolgte produktbezogen und neue Funktionalitäten sind durch neue Systemversionen automatisch verfügbar.
  • Das Produkt ist wechselseitig mit anderen Systemen verbunden und voll integriert, wodurch dessen Integrationsfähigkeit und Flexibilität deklariert werden.
  • Die Web-App ermöglicht einen Zugang von jedweden Rechner.
  • Das System ActiveRegistratúra kann als (Dienst)leistung geliefert werden, es ist als Cloudlösung verfügbar oder on premisein der Infrastruktur des Kunden (eigene Hardware).

Betrieb des Systems ActiveRegistratúra in der Cloud:

  • Implementierung und primäres System-Setting bereits in Wochen.
  • Gesetzeskonformes System-Update.
  • Wartung der Umgebung und der Nutzerzugänge.
  • Einleitende Nutzerschulung vor dem Betriebsanlauf des Systems.