Es ist ein Tool zur elektronischen Dokumentenverwaltung, das auf nativer Basis die Speicherung, Versionierung, Veröffentlichung und Sicherung elektronischer Dokumente (z.B. MS Word, Excel, .pdf und andere) und ihrer Metadaten verwaltet (z.B. Erstellungsdatum, Datum der letzten Änderung, Freigabeparaphierung, Teilnehmerliste des Kommentierungsprozesses usw.). Das Speichern der Dokumente erfolgt zentral an einem einzigen Ort (Zentralisierung, einheitliches Data-Warehouse). Unsere Lösung nutzt und erweitert die Möglichkeiten Ihrer bestehenden Lösung der elektronischen Registratur Fabasoft. Bei Interesse ist es möglich diese Komponenten miteinander zu verbinden um so einen Synergieeffekt der Plattformen zu erreichen.

Benefits (Vorteile) der ENTERPRISE Agenda Plattform im Bereich der Dokumente

  • Einheitliche Struktur elektronischer Dokumente
  • Einheitliche Dokumentenschablonen (Firmenidentität)
  • Elektronische Dokumentenzeichnung durch Paraphierung (Prüfbarkeit (Auditierbarkeit) sämtlicher Aktivitäten)
  • Team-Kooperation bei der Dokumentenerstellung und deren Teilen in Teams
  • Versionierung von Dokumenten
  • Gleichzeitige Dokumentbearbeitungen - sodass die Änderungen einer Person nicht die, einer anderen überschreiben
  • Konfiguration der Berechtigungen für Zugriffe auf Dokumente (zum Lesen, zur Bearbeitung, beides)
  • Diskussionsmöglichkeit bei der Dokumentenerstellung
  • Möglichkeit Dokumente zu kategorisieren und zu sortieren
  • Dokumentensuche im Rahmen eines einheitlichen Data-Warehouses

Prozesse

Das Produkt ENTERPRISE Agendová Platforma (ENTERPRISE Agenda-Plattform) ist ein starkes und universelles Tool zur Vereinheitlichung administrativer Prozesse durch die gesamte Organisation hindurch. Es ermöglicht die Nutzung vordefinierter Prozessschablonen und die Erstellung einer neuen Schablone für den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments, von der Vorgabe über deren Umsetzung, den Start der Prozessaktivitäten, wie z.B. das Kommentieren eines Dokuments, Freigabe und Unterzeichnung , bis hin zur Erstellung des finalen Dokuments (Rechnung, Bestellung usw.), das die Organisation mittels einer gesetzlich vorgeschriebenen Verbindungsform zu den Agenden-Informationssystemen verlässt.

Vorteile der Lösung ENTERPRISE Agendová Platforma (ENTERPRISE Agenda-Plattform)  im Bereich der Prozesse

  • Prozessstandardisierung (Umsetzung gleicher / ähnlicher Prozesse auf eine einheitliche Art)
  • Management der Prozesse durch den Kunden (Möglichkeit von ah-hoc Bearbeitungen in der Grafik-SW)
  • Optimierung und Auswertung der Effektivität etablierter Prozesse
  • Zusammengesetzt werden die Prozesse aus mitgelieferten Bausteinen (Aktivitäten)
  • Möglichkeit eigene Prozessschablonen zu erstellen, bzw. Prozesse für die Verarbeitung weiterer Dokumententypen zu klonen
  • Unterstützung der Kontrolle des Workflows einzelner Prozesse
  • Elektronische interne Zeichnung / Freigabeprozesse
  • Prüfbarkeit sämtlicher Aktivitäten (Kontrollen des Zugangsniveaus zu den Dokumenten und Analyse von Aktionen über den Dokumenten, Nutzern und dem System)
  • Sicherheit auf Plattformniveau (zertifizierte Plattform im Sinne der ISVS und der Anforderungen des Ministeriums für Investionen, regionale Entwickung und Informatisierung (MIRRI SR)) auch auf App-Niveau (Zugangsrechte, Organigramm, auditierte (geprüfte) Logführung von Operationen „über“ den Dokumenten)
  • Fortgeschrittene Tools zur Extraktion und Analyse von Bestandsdaten der Organisation

Vorteile dieser Lösung

  • Das EAP ist so entworfen, dass es dem Kunden breite Konfigurationsmöglichkeiten bietet, auch ohne einen Berater in Anspruch nehmen zu müssen
  • Universeller Charakter des Tools (Erstellungsmöglichkeit eines beliebigen Dokuments mittels Prozess, die dem Dokumententyp angepasst werden können)
  • Einfache Prozessanpassung aus vordefinierten Aktivitäten im System (jeder Nutzer kann hier Prozesse nach dem Baukastenprinzip im Grafikprogramm (Editor) zusammensetzen)
  • Errichtung von Green Offices (papierlos)
  • Optimierung und Standardisierung der Verwaltungsprozesse der Organisation
  • Erstellung von Dokumentenflüssen (Workflow)
  • Elektronische Freigabe von Dokumenten ohne diese drucken oder „händisch“ unterzeichnen zu müssen
  • Sicherheit der Lösung (der Nutzer sieht nur jene Dokumente, für die er eine entsprechende Berechtigung hat)
  • Verfügbarkeit elektronischer Dokumente im DMS — jederzeit und überall, abhängig von den Berechtigungen
  • Zugriffmanagement zu den Daten
  • Die Lösung bietet eine Diskussionsmöglichkeit im Rahmen des Teams zur Verarbeitung des Dokuments und dessen Speicherung in der Bearbeitungshistory (alles an einem einzigen Ort, ohne die Notwendigkeit das System zu verlassen)
  • Organisation erstellter Dokumente in einer Ordner-Baumstruktur
  • Die Lösung ermöglicht die Aufstellung von Arbeitsteams und das Teilen von Dokumenten innerhalb dieser Teams.
  • EAP-Integrationsmöglichkeiten mit weiteren agendenbezogenen IS des Kunden